TUGAS MANDIRI 4 KAMPUS MILENIAL ITBI

NAMA      : BEZARO TAFONAO

KELAS      : MALAM

JURUSAN : SISTEM INFORMASI S1

** SISTEM INFORMASI AKUNTANSI **

Soal 1. Jelaskan fungsi sistem akuntansi pembelian dalam perusahaan! 

Jawab :

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian yaitu :

1. Fungsi Gudang.

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggungjawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung pakai (tidak diselanggarakan persediaan di barang digudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.

2. Fungsi Pembelian.

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

3. Fungsi Penerimaan.

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari retur penjualan.

4. Fungsi Akuntansi.

Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan utang dan fungsi pencatatan persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam registrasi bukti kas keluar untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.

Soal 2. Jelaskan jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian !

Jawab :

Jaringan Prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah :

Prosedur permintaan pembelian : Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.

Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok : Fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi menganai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain.

Prosedur order pembelian : Fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan perusahaan.

Prosedur penerimaan barang : Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima lalu membuat laporan penerimaan barang.

Prosedur pencatatan utang : Fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan faktur dari pemasok dan mengarsip dokumen dan mencatatnya sebagai utang.

Prosedur distribusi pembelian : Meliputi distibusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

Soal 3. Jelaskan catatan akuntansi yg digunakan dalam sistem retur pembelian dan setiap fungsinya ! 

Jawab :

Catatan akuntansi yang digunakan Dalam sistem retur pembelian dan setiap fungsinya yaitu :

1. Register Bukti Kas Keluar (voucher register)

adalah jurnal yang dipakai untuk mencatat transaksi pembelian.

2. Jurnal Pembelian

adalah jurnal yang dipakai untuk mencatat transaksi pembelian

3. Kartu Utang

adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok.

4. Kartu Persediaan

kartu persediaan digunkan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

Soal 4. Jelaskan fungsi dokumen dokumen yang dipakai dalam sistem akuntansi pembelian! 

Jawab :

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah :

1. Surat Permintaan Pembelian

Dokumen ini erupakan formulir yang diisi oleh fungsi guddang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutuseperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.

2. Surat Permintaan Penawaran Harga

Dokumen ini digunakanuntuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

3. Surat Order Pembelian

Dokumen ini digunkan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi 

sebagai berikut :

⭐ Surat Order Pembelian . 

Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.

⭐ Tembusan Pengakuan Oleh Pemasok. 

Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke perusahaann sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut.

⭐ Tembusan Bagi Unit Permintaan Barang. 

Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.

⭐ Arsip Tanggal Penerimaan. 

Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebaggi dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika baarang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan.

⭐ Arsip Pemasok.

Tembusan surat order pemelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok sebagi dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.

⭐ Tembusan Fungsi Penerimaan. 

Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem penerimaan buta (blind receiving system), kolom kuantitas dalam tembusan ini dblok hitam agar kuantitas yang dipesan yang dicantumkan dalam surat order pembelian tidak terekam dalam tembusan yang dikirimkan ke fungsi penerimaan. Hal ini dimaksudkan agar fungsi penerimaan dapat benar-benar melakukan perhitungan dan pengecekan barang yang diterima dari pemasok.

⭐ Tembusan Fungsi Akuntansi.

 Tembusan surat order pembelian dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiba yang timbul dari transaksi pembelian.

4. Laporan Penerimaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti tercantum dalam surat order pembelian.

5. Surat Perubahan Order Pembelian

Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya diterbitkan. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.

6. Bukti Kas Keluar

Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.

Soal 5. Jelaskan unsur pengendalian intern yang dilakukan perusahaan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan ! 

Jawab :

Unsur pengendalian intern yang dilakukan perusahaan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yaitu :

1.Organisasi

⭐Fungsi pembuatan daftar gaji & upah harus terpisah dari fungsi keuangan

⭐Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi

2.Sistem otorisasi

⭐ Setiap orang yg naanya tercantum dalam daftar gaji & upah, harus memiliki surat 

keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yg ditandatangani oleh Direktur Utama.

⭐ Setiap perubahan gaji & upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif 

gaji & upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur keuangan.

⭐ Setiap potongan atas gaji & upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan 

harus didasarkan atas surat potongan gaji & upah yg diotorisasi oleh fungsi 

kepegawaian

⭐ Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu

⭐ Perintah lembur harus diotorisasai oleh kepala departemen karyawan yg 

bersangkutan.

⭐ Daftar gaji & upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia

⭐ Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji & upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

3.Prosedur pencatatan

⭐ Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dgn daftar gaji & 

upah karyawan. 

⭐ Tarif upah yg dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh 

fungsi akuntansi.

4.Praktik yg sehat.

⭐ Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yg 

terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung

⭐ Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus idawasi oleh 

fungsi pencatat waktu

⭐ Pembuatan daftar gaji & upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian 

perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran

⭐ Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan 

penghasilan karyawan

⭐ Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji & upah.

SEKIAN DAN TERIMA KASIH......... 🙏🙏